おつぼね総務広報スタッフ目線のコラム

2022年
最近事務所が手狭になってきた
そろそろもう少し広い事務所への移転を考えようか

と思いながら１年

中村ビルも少し手狭とはいえなかなか快適
しかしありがたいことに顧問先も増え、比例して書類も増えていく…

書類を置くスペースを確保するため、２つあったドアの１つを開かずの扉にして、ドアの前に書類ファイル用のラックを設置

収納スペースは増えたものの、今まで対面にあった窓とドアとで風通しがよかった事務所は何だか少し息苦しい
冷暖房はききすぎる。そして開業当初から元気はつらつで伸びすぎてよくスタッフから枝を切り落とされていたパキラが枯れた

事務所に緑が無くなり、繁忙期は書類ファイルに埋もれた事務所でスタッフが業務に追われ、殺伐とした日々

繁忙期も過ぎ、また一段と会計スキルと収納スキルがあがったスタッフ達

そんな時、ルルサス防府でちょうどいい大きさの事務所が賃貸募集しているらしいとの情報

早速現場へ駆けつけると、あらまいいじゃない

駐車場から雨に濡れずに堂々と闊歩しながら入る建物
エスカレーター近くでガラス張りの洒落た門構え
広さも大きすぎず、狭すぎず
場所も駅から徒歩圏内で防府の中心地
ルルサス防府というネームバリューで場所分かりやすい

ただ事務所の場所というのはけっこう重要である
特にお客様が来社されることも多い事務所である
容易に決めてはならない

スタッフに意見をもらいながら慎重にすすめていく

貸主さんとも何度か会談を重ね
とうとう所長が決断した

事務所移転先はルルサス防府２階である、と

2023年、そうそれはまだ暑さ残る秋、そして繁忙期前だった

そこから大げさに言うと怒涛の日々であった

総務広報での優秀なスタッフが諸事情で1月末に長期休暇に入り

そこからが私にとって本当に怒涛の日々であった

所長も含め他スタッフは皆本業の繁忙期で大忙し
年末調整や確定申告でこれまた怒涛の日々である

今回の事務所移転でトータルコーディネートをお願いした
山口県岩国市にある桧山事務器さん

何度も打ち合わせを重ね、配置、事務所内工事、購入家具等
少しずつ固めていく
そして所長こだわりのエントランスデザイン
おかげでとても理想的な事務所へと紙面上出来上がっていった

また、せっかくのガラス張り
ここにウィンドウサインで何か貼りたいよね
ではどんなデザインにする？

初めは「顧問サービス」「経理代行」「相続税申告」など
営業色強めの内容を考えていたが

でもルルサスって図書館もあるし、親子広場もある
隣は年金相談センター
市民の人がよく利用する施設である

それなら前を通る人が見て楽しい気持ちになれるようなデザイン
特に子供さん達が喜んでくれるようなデザインがいいよね

どうせなら防府市をデザインしてみよう！
私がノートに下絵を描いてみた
自分の絵の下手さに愕然とする

この頃はまだ顕在の総務広報スタッフに相談したところ
山口県出身のイラストレーター、セキサトコさんを紹介してもらう

楽しい気持ちになるにぎやかなイラストマップを得意とする方で
イラストはもちろん、より良いものをという熱意もある方
こちらの思いも上手に汲み取ってくださった

マップと、さらにはさまざまな職業の人物も追加し、事業を営む人たちが楽しく過ごせるまち（＝それをサポートする総合会計事務所）というイメージで描かれたイラスト

感謝です
おかげで見る人が楽しい気持ちになる
見る人に寄り添ったウインドウサインが完成した

そして事務所移転に関しての広報
幸せます4月号にA4サイズカラー両面の折込広告をいれよう！
と３月半ばに所長が言い出す
締め切りまで残り数日
だいぶ久しぶりのIllustrator
ネットで使い方を検索しつつ
夜ごはん作りを1日ボイコットして何とか校了
何だか仕上がりに納得いかないけど
仕方がないこれが今の私の限界である

さらに名刺や封筒や…あれやこれや全部変えないと
と、フォルダを開くと
すでに新しい住所でデザインされた名刺や封筒データ…
さすが優秀な総務広報スタッフである
復帰が待ち遠しい

他にもここに書ききれないような面倒くさい移転業務をこなしつつ

何とか引っ越しの日を迎える

当日は桧山事務器さん全面協力のもと、
普段の事務業務ではあまりお目にかかれない
プロの職人さん達の手際の良さに驚愕しつつ
事務所の最終仕上げが終わっていく

ところで書類ファイルを収納するオープンラックは
天井近くまであるものをはりきって購入したため
一番上まで手が届かずに急いでイオンで脚立を買った

配線やランケーブル、電気配線など
私ではよく分からない難しいことも
桧山事務器の職人さんが配慮した配線工事をしてくれたおかげで

コンセントがない！またケーブルにひっかかった！
なんてことは無く非常に快適である

普段ＰＣに向かっているスタッフも
移転業務を行った３日間は
体を動かし汗を流し動き散らかした
いつのまにか段ボール職人と化し
３日目に段ボールを解体する姿はまさにプロであった

引っ越し当日、ネットでのトラブルがあり
顔面蒼白で背筋が凍った
しかし会計ソフト・サーバーのＪＤＬの担当の方が
休み返上で翌日朝から来てくれて丸一日
おかげでばっちり修復完了
新たに自動でバックアップがとれる便利な機能を所長が追加でＪＤＬさんと契約
念には念を
ところで私が定期的にバックアップとればこんな契約しなくていいよね
そんなこと思っても口には出さない
今後も大切なデータは手厚く過保護に守られ続ける

そんなこんなで
2024年4月1日吉日
無事に新事務所ルルサス防府での営業初日を迎えた

たくさんの方々のご協力もあり
何とか新事務所でスタートすることが出来ました
4月からは新しい男性スタッフも一人増え
心機一転
お客様へのよりよいサービス向上を目指し
スタッフ一同気を引き締めて社業に取り組んでいきたいと思っております！
お客様のベストパートナーを目指して
これからも末永くソルト総合会計事務所をよろしくお願いいたします

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