山口県防府市のソルト総合会計事務所(山本将之公認会計士・税理士事務所)

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会計事務所のマニュアル作り

2018年03月25日

ソルト総合会計事務所の山本です。
桜も咲いて過ごしやすい時期になりましたね!!
ただ、この時期は花粉症がつらいです。

会計事務所のマニュアル作り


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会計事務所は労働集約的な業務も多く、業務が属人化しやすいという側面があります。
複数の業務が混然一体となり、複雑に絡み合ってくると、生産性も大きく低下します。
当事務所でも業務が属人化しないよう、色んな取り組みを行っています。
その一つがマニュアル作りです。
あらゆる業務が「作業」と「判断」と「行動」の組み合わせで成り立っています。一連の業務を分解することで、一部の業務を部下に行ってもらうことができます。業務を定型化するには、マニュアル作りや仕組み作りが欠かせません。マニュアルを作る過程で知識が整理されるという効果もあります。

当事務所のマニュアル例

PDFファイル決算書綴りマニュアル(JDL印刷編)
こういうのが沢山あります。

誰がマニュアルを作るか!?

当事務所では、上司ではなく、業務を教わった人がマニュアルを作るようにしています。
一般的には上司の方が業務も詳しいですし、より精緻に作ることが可能であるかもしれません。
ですが、あえて部下が作るようにしています。

上司が作ると
「(何がわからないのかがわからない)ため、説明を省いてしまうことがある。」
「上司の時間があかない。」
というデメリットがあるからです。

マニュアル作りで気を付けていること

マニュアルを作成する手順としては、
①上司が部下に業務手順を一度、細部まで説明し、実際にやってみる。
②部下が手順を理解できているかを再度確認する。
③紙に書いてみる。(感覚で学ばない)
という流れです。

マニュアル作りで気を付けていることは、
①マニュアルのクオリティにはこだわらない。

②時間をかけず、どんどん作る。

メモを形にしてみるという感覚に近いです。
(完璧なマニュアルなんて、1回で作れませんので。)

上司も部下が作成したマニュアルを見ることで、
・部下のわからないことがわかる。
・部下が次の新人に業務を教える際、自分が作成したもののため、教えやすい。
・教わった人がマニュアルをブラッシュアップするため、年々進化していく。
・業務が見える化される。現在の方法が明確なので、改善もしやすい
 (より良い方法へシフトしやすい。)
というメリットがあります。

マニュアル作成のツール

マニュアル作成の有名なツールとして、ティッチミービズというソフトがあります。
ティッチミービズWEBサイト
上記が発売された当初、当事務所でも導入しようと思いましたが、手がでませんでした。
ですので、特段ツールは導入せずに、Word、Excelで作成し、PDFに変換。それをクラウドサーバーに保存し、事務所で共有化しています。
(クラウドサーバーは、フロンティア21を使っています。)

なるべく業務を属人化させず、生産性をあげていきたいところです。
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公認会計士試験などの試験勉強も同様で、一つ一つの論点自体は簡単な内容です。
(難易度があがるのは、論点の数が異常に多い、それらを複雑に絡ませるためです。)
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P.S 防府市のある交差点に新しい看板も設置しました。

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